Hoe een grote mbo-onderwijsorganisatie AI praktisch, veilig en organisatiebreed inzet
Met meer dan 2.000 medewerkers en een belangrijke rol binnen het mbo-onderwijs in Noord-Nederland is deze onderwijsorganisatie gewend om te investeren in vakmanschap en vooruitgang. In 2025 kwam daar een nieuwe ambitie bij: AI moest geen abstract toekomstbeeld blijven, maar een concreet hulpmiddel worden in het dagelijks werk.
Samen ontwikkelden we een maatwerktraject met quickscans, praktische workshops en een grootschalige online sessie gericht op AI-geletterdheid binnen de organisatie. In korte tijd gingen al meer dan 250 medewerkers actief met AI aan de slag.
Van ambitie naar aanpak: waarom versnellen met AI nodig was
Binnen de organisatie waren de eerste bouwstenen voor AI-gebruik al aanwezig. Licenties voor Microsoft Copilot waren beschikbaar en medewerkers experimenteerden voorzichtig met verschillende AI-tools. De uitdaging lag echter niet in de techniek, maar in de adoptie:
Hoe zorgen we dat medewerkers AI veilig en verantwoord gebruiken?
Hoe voorkom je dat het bij losse experimenten blijft?
Hoe geef je collega’s het vertrouwen dat ze hier zelf mee kunnen werken?
Hoe creëer je organisatiebrede structuur, richting en duidelijkheid?
Net als veel onderwijsinstellingen zag men een duidelijke kans: AI kan tijdsdruk verminderen en ruimte creëren voor meer persoonlijke aandacht, ondersteuning en kwaliteit.
De wens was helder: niet alleen praten over AI, maar AI daadwerkelijk werkbaar maken.
Onze aanpak
Voordat we startten met Microsoft Copilot-trainingen, voerden we voor alle diensten een quickscan uit. Daarmee werd inzichtelijk:
Welke herhalende processen de meeste tijd kostten
Waar AI direct impact kon maken
Wat medewerkers nodig hadden om zelfverzekerd aan de slag te gaan.
Op basis daarvan ontwikkelden we een trainingsaanpak gericht op:
Zelfstandig werken
Medewerkers leren Copilot zelfstandig en effectief inzetten binnen hun dagelijkse werkzaamheden.
Geborgd & veilig gebruik
Trainingen en oefeningen zijn ontworpen om duurzaam, veilig en procesvast gebruik van Copilot te verankeren in werkprocessen.
Draagvlak creëren
Via laagdrempelige workshops, inspiratiesessies en praktische oefenmomenten vergroten we enthousiasme en acceptatie.
Aanbevelingen voor opschaling
Door te werken met realistische casussen, eigen documenten en best practices ontstaat inzicht in kansen voor verdere adoptie en bredere uitrol van AI binnen de organisatie.
De aanpak was bewust ‘live cooking’: leren door te ontdekken, te proberen en te ervaren wat wel en niet werkt.
Van kleine pilots tot een sessie met 200+ medewerkers
1. De AI-proeftuin: 6+ praktische workshops
In kleine groepen gingen medewerkers direct zelf aan de slag met Microsoft Copilot. Ze leerden onder andere:
prompts verbeteren,
efficiënte rapportages, notulen en presentaties maken,
documenten analyseren,
en AI veilig toepassen binnen hun werkcontext.
Doordat deelnemers werkten met eigen casussen, verdween de drempel om AI daadwerkelijk te gebruiken vrijwel direct.
2. De grote online sessie: 200+ medewerkers tegelijk bereikt
Begin november organiseerden we een grootschalige online AI-sessie voor ondersteunend personeel. Omdat het ervaringsniveau sterk verschilde, werd gewerkt met drie breakout-niveaus:
Beginner — basis van AI, veilig starten, eerste opdrachten
Gevorderd — structuur in prompts, werken met eigen documenten
Expert — complexe opdrachten, automatisering en kwaliteitscontrole
Binnen één uur ontstond overzicht, vertrouwen en vooral het besef:
“Dit kan ik zelf óók en dit bespaart mij tijd.”
3. Heldere kaders en beleid als fundament
In alle sessies kregen medewerkers duidelijke richtlijnen mee. Wat mag wel? Wat mag niet? Hoe controleer je AI-output? Hoe ga je veilig om met documenten? Hierdoor bleef enthousiasme in balans met verantwoordelijkheid.
De eerste resultaten: adoptie omhoog, tijdswinst omhoog
Uit evaluaties en metingen blijkt dat de organisatie grote stappen heeft gezet:
73% gebruikt Copilot inmiddels dagelijks (was 53%)
25% van de deelnemers bespaart 3+ uur per week
100% adoptie binnen deelnemende teams
Sterke groei in veiligheidsbewustzijn en vertrouwen in AI-gebruik
Medewerkers ervaren dat AI daadwerkelijk helpt bij verslaglegging, rapportages en documentanalyse
Vooral starters maakten grote stappen. Binnen enkele sessies groeide hun zelfvertrouwen in het gebruik van AI aanzienlijk.
AI werd concreet, begrijpelijk en toepasbaar. Precies wat nodig was.
Concrete toepassingen binnen de organisatie
Door de workshops, quickscans en sessies zijn al meerdere praktische toepassingen ontstaan:
Slimmere verslaglegging met Copilot
Snellere rapportages en interne communicatie
Betere documentanalyse voor beleid en ondersteuning
Efficiëntere administratieve processen
De start van team-specifieke AI-workflows
Naarmate het vertrouwen groeide, begonnen teams zelf nieuwe toepassingen te ontdekken.
Hoe AI praktisch en mensgericht landde
Deze case laat zien dat een grote onderwijsorganisatie AI niet hoeft te overschatten, zolang je maar slim begint.
Door goed te luisteren, klein te starten en medewerkers direct te laten oefenen met herkenbare taken, veranderde AI van een abstract en onzeker domein naar praktisch gereedschap.
Met direct resultaat.
Waarom kiezen voor deze aanpak?
✔ Veilig & AVG-proof
Geen risico’s voor studentgegevens of privacy.
✔ Draagvlak binnen teams
Geaccepteerd door medewerkers, niet opgelegd.
✔ Organisatiebrede schaalbaarheid
Van eerste pilots naar breed gebruik.
✔ Direct meetbare tijdwinst
Van uren naar minuten, elke week opnieuw.
✔ Gericht op het onderwijs
Met casussen en workflows die aansluiten op onderwijsprocessen.
Ook jouw onderwijsinstelling klaarstomen voor AI?
TurnNext begeleidt onderwijs-, zorg- en bouworganisaties bij veilige, slimme en duurzame AI-implementatie en adoptie. We trainden al meer dan 6.000 professionals, van bestuurders tot teams in het primaire proces.
Vraag een gratis AI QuickScan aan
Ontvang binnen 48 uur inzicht in de grootste AI-kansen in jouw organisatie.
Plan een strategiesessie
Speciaal voor CvB, directie en ICT/O&O.
